Voyages d’affaires : qui veille sur vos salariés après l’atterrissage ?

Le dernier kilomètre reste un angle mort

Le service voyages d’une entreprise sait souvent où doit atterrir un avion ou dans quel hôtel logera un collaborateur. Pourtant, entre l’aéroport et le lieu de rendez-vous, le voyageur peut devenir plus difficile à assister. Le « dernier kilomètre » comprend ces déplacements en taxi, en VTC ou en transport réservé qui paraissent banals, mais concentrent des enjeux de ponctualité et de sécurité.

Une enquête publiée en novembre 2024 par GBTA et FREENOW auprès de voyageurs d’affaires et de travel managers de quatre marchés européens révèle cet écart. Dans l’échantillon étudié, 89 % des programmes disposaient d’un système de suivi des voyageurs, mais seuls 24 % déclaraient pouvoir localiser « souvent » ou « toujours » leurs collaborateurs à partir des données de transport terrestre. Cette proportion décrit l’enquête, pas toutes les entreprises européennes.

Ce que recouvre le duty of care

Le duty of care, ou devoir de protection, regroupe les précautions qu’une organisation prend pour réduire les risques des déplacements professionnels et réagir lorsqu’un incident se produit. Il peut comprendre la sélection de transporteurs autorisés, des procédures de confirmation, l’information des voyageurs et des contacts opérationnels accessibles.

Il n’impose pas de partager en permanence la position d’un salarié avec toute sa hiérarchie. La finalité, le niveau d’accès, la durée de conservation et la base juridique doivent être définis. Une visibilité proportionnée, activée pour gérer une mission ou une urgence, se distingue d’une surveillance continue sans nécessité.

Trois acteurs, une même réservation

Dans les grandes entreprises comme dans les PME, celui qui commande, celui qui voyage et celui qui paie ne sont pas toujours la même personne. Un assistant de direction réserve pour un dirigeant ; un service achats négocie le contrat ; le voyageur reçoit les instructions pratiques. Si ces rôles sont mélangés, les erreurs de notification, d’adresse ou de facturation se multiplient.

Une organisation efficace doit permettre d’identifier un voyageur principal, de transmettre ses coordonnées au chauffeur lorsque c’est nécessaire, d’avertir le bon interlocuteur en cas de retard et de rattacher la prestation au centre de coût approprié. Les informations privées ne doivent pas être accessibles à des personnes qui n’en ont pas besoin.

La qualité se mesure aux imprévus

Un départ prévu de l’aéroport de Bâle-Mulhouse peut être décalé, un visiteur peut manquer sa correspondance à Francfort, une adresse d’usine peut disposer de plusieurs entrées. La qualité réelle du transport se mesure dans ces circonstances : réponse rapide, point de rendez-vous explicite, révision du planning et visibilité sur les décisions prises.

Le transporteur doit également expliquer ses limites. Un suivi de vol ne garantit pas à lui seul une prise en charge illimitée en cas de retard. Le contrat, les conditions d’attente et les ressources disponibles restent déterminants.

Construire une politique de mobilité cohérente

Une entreprise peut commencer par définir des règles simples : quels prestataires sont autorisés, qui peut réserver pour autrui, quelles informations doivent figurer sur chaque trajet, quelle procédure appliquer en cas d’incident et comment contrôler les factures. Ces procédures doivent être comprises aussi bien par les assistants de direction que par les voyageurs.

E-CAB SERVICE développe une organisation distinguant les comptes entreprises, les voyageurs et l’exploitation. L’objectif est de rendre les déplacements professionnels plus lisibles et mieux suivis, sous réserve que chaque fonctionnalité annoncée soit effectivement disponible. La sécurité ne se résume pas à choisir un véhicule : elle repose sur une chaîne de responsabilités claire, avant, pendant et après la course.

Pour organiser les déplacements de vos collaborateurs, consultez nos solutions pour les entreprises et notre page chauffeur pour entreprises à Strasbourg.