Organiser les déplacements de vos collaborateurs et de vos invités

Pourquoi un compte entreprise plutôt que des réservations individuelles

• Pas d’avance de frais ni de note de frais : une facture mensuelle regroupée, détaillée course par course.
• Une seule personne peut réserver pour plusieurs voyageurs, collaborateurs ou invités.
• Chaque course porte son code d’imputation, son service ou son projet, jusqu’à la facture.
• Un historique complet pour contrôler les dépenses et préparer les budgets.

Définir les rôles

• Administrateur du compte : crée les utilisateurs, les sites et les règles.
• Gestionnaire des déplacements ou assistant : réserve pour les voyageurs.
• Comptabilité : consulte les factures et les exports.
• Voyageur : peut réserver pour lui-même si vous le souhaitez.

Poser quelques règles simples

• Les catégories de véhicule autorisées selon les usages (berline pour les déplacements courants, van pour les groupes, prestation VIP pour les invités).
• Les codes d’imputation obligatoires et leur format.
• Les adresses récurrentes : sièges, sites de production, hôtels partenaires, gares et aéroports utilisés.
• Qui valide les demandes inhabituelles (longue distance, mise à disposition à la journée).

Accueillir des invités

Pour un client ou un intervenant, réservez en indiquant le voyageur et vos propres coordonnées comme demandeur : le chauffeur dispose des informations du voyageur, vous gardez le suivi. L’accueil avec pancarte nominative et l’assistance bagages sont recommandés pour une première venue.

Facturation électronique : le calendrier

En France, la facturation électronique entre entreprises devient progressivement obligatoire. Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 ; l’obligation d’émettre s’applique dès cette date aux grandes entreprises et aux ETI, puis au 1er septembre 2027 aux PME et micro-entreprises. Vérifiez que votre plateforme de réception est choisie et communiquez-nous vos références de facturation.

Sécurité et données

Les données de vos collaborateurs servent uniquement à organiser leurs trajets. Chaque compte entreprise est séparé des autres, et vous pouvez demander l’export ou la suppression des données d’un voyageur.